houdt zorg betaalbaar dankzij
focus op procesoptimalisatie
KLANT
Vivas Medica
sinds 2012
PROJECT HIGHLIGHTS
Van 7 naar 1 workflow
Supersnel sollicitatieproces
Van ticketsysteem naar klantportaal
PROJECTLEIDER
Monique Pijnappel-Wiederhold
De zorgbudgetten moeten naar de mensen gaan die het nodig hebben. Dat vindt Vivas Medica uit Heerlen. De medisch groothandel doet er, als totaalleverancier voor de zorg, alles aan om de prijzen van haar producten en diensten zo laag mogelijk te houden. Hiervoor zoekt zij continu naar manieren om haar processen in AFAS te optimaliseren.
Van de logistieke processen tot de werving en selectie en de technische dienst. De directie van Vivas wil overal, waar geoptimaliseerd én geautomatiseerd kan worden, het maximale uithalen. “Als we door automatisering meer werk met dezelfde mensen kunnen verzetten, dan wil ik dat proberen”, vertelt directeur Tim Montulet. “Wanneer wij dit niet zelf voor elkaar krijgen schakelen wij de hulp van Flinker in. Niet alleen als dienstverlener, maar ook als sparringpartner. Flinker triggert mij om de grenzen van AFAS op te zoeken. Als iets in de software niet mogelijk is, dan zoekt Flinker uit hoe het wél kan en bouwt het.”
"Als iets in AFAS niet mogelijk is, dan zoekt Flinker uit hoe het wél kan en bouwen ze het. "
Tim Montulet
Alle processen die beter, sneller of slimmer kunnen, werden (en worden) flink aangepakt. Het aantal workflows op de technische afdeling is teruggebracht van zeven naar één. En dat scheelt. Tim: “Een monteur kan aangeven welke onderdelen hij nodig heeft. Dat geeft hij in het dossieritem aan. De koppeling van Flinker haalt alle gegevens op en voegt het samen tot een order. Met de specifieke eigenschappen die de order nodig heeft om het weg te schrijven. Zo maken we optimaal gebruik van de hele logistieke keten. Dat levert snelheid, tijd en winst op. Fouten worden voorkomen, monteurs grijpen niet meer mis en de administratie kan veel meer doen in dezelfde tijd.”
Ook het werving- en selectieproces is geoptimaliseerd. Het aanmaken van een sollicitant en het opstellen van contracten kostte veel tijd. Daarom realiseerde Flinker een sollicitantenportaal. Hier maken kandidaten zelf een profiel aan, uploaden ze een identiteitsbewijs en een VOG. “Met één druk op de knop kan ik de sollicitant nu aannemen”, legt Tim uit. “Het contract wordt vervolgens automatisch gegenereerd en digitaal ondertekend. Hierdoor werken we papierloos en gaat de overstap naar onboarding een stuk sneller!”
Het allertrotst is Tim op het klantportaal, dat Vivas Medica binnenkort lanceert. “We hebben eerst ons eigen interne ticketsysteem opgezet voor de technische dienst. Nu gaan we dezelfde functionaliteit gebruiken om een klantportaal te bouwen, waarmee we sneller op de vragen van klanten kunnen reageren en deze beter kunnen borgen.” Op het klantportaal vinden klanten straks hun orderhistorie, pakbonnen, facturen en analyses. “Ik ben trots op het overzicht en de transparantie die we onze klanten hiermee bieden.”
Tim realiseert zich dat er nog veel moet gebeuren om ook in de toekomst de kosten laag én de service hoog te houden. “We zullen altijd in ontwikkeling blijven. De optimalisaties van Flinker beginnen hun vruchten af te werpen. We hebben steeds meer zaken goed onder controle. Dat is echt een vooruitgang.”
Van de logistieke processen tot de werving en selectie en de technische dienst. De directie van Vivas wil overal, waar geoptimaliseerd én geautomatiseerd kan worden, het maximale uithalen. “Als we door automatisering meer werk met dezelfde mensen kunnen verzetten, dan wil ik dat proberen”, vertelt directeur Tim Montulet. “Wanneer wij dit niet zelf voor elkaar krijgen schakelen wij de hulp van Flinker in. Niet alleen als dienstverlener, maar ook als sparringpartner. Flinker triggert mij om de grenzen van AFAS op te zoeken. Als iets in de software niet mogelijk is, dan zoekt Flinker uit hoe het wél kan en bouwt het.”
Alle processen die beter, sneller of slimmer kunnen, werden (en worden) flink aangepakt. Het aantal workflows op de technische afdeling is teruggebracht van zeven naar één. En dat scheelt. Tim: “Een monteur kan aangeven welke onderdelen hij nodig heeft. Dat geeft hij in het dossieritem aan. De koppeling van Flinker haalt alle gegevens op en voegt het samen tot een order. Met de specifieke eigenschappen die de order nodig heeft om het weg te schrijven. Zo maken we optimaal gebruik van de hele logistieke keten. Dat levert snelheid, tijd en winst op. Fouten worden voorkomen, monteurs grijpen niet meer mis en de administratie kan veel meer doen in dezelfde tijd.”
Ook het werving- en selectieproces is geoptimaliseerd. Het aanmaken van een sollicitant en het opstellen van contracten kostte veel tijd. Daarom realiseerde Flinker een sollicitantenportaal. Hier maken kandidaten zelf een profiel aan, uploaden ze een identiteitsbewijs en een VOG. “Met één druk op de knop kan ik de sollicitant nu aannemen”, legt Tim uit. “Het contract wordt vervolgens automatisch gegenereerd en digitaal ondertekend. Hierdoor werken we papierloos en gaat de overstap naar onboarding een stuk sneller!”
Het allertrotst is Tim op het klantportaal, dat Vivas Medica binnenkort lanceert. “We hebben eerst ons eigen interne ticketsysteem opgezet voor de technische dienst. Nu gaan we dezelfde functionaliteit gebruiken om een klantportaal te bouwen, waarmee we sneller op de vragen van klanten kunnen reageren en deze beter kunnen borgen.” Op het klantportaal vinden klanten straks hun orderhistorie, pakbonnen, facturen en analyses. “Ik ben trots op het overzicht en de transparantie die we onze klanten hiermee bieden.”
Tim realiseert zich dat er nog veel moet gebeuren om ook in de toekomst de kosten laag én de service hoog te houden. “We zullen altijd in ontwikkeling blijven. De optimalisaties van Flinker beginnen hun vruchten af te werpen. We hebben steeds meer zaken goed onder controle. Dat is echt een vooruitgang.”