Vitam

Ging live met AFAS dankzij
Flinker Ontwikkeling

 

 

KLANT
Vitam
Klant sinds 2022


PROJECT HIGHLIGHTS
Implementatie gefocust op financieel
Aansluiting op eigen systemen


PROJECTLEIDER
Monique Wiederhold

 

Toen Vitam in 2022 besloot over te stappen naar een nieuw softwarepakket, was al snel duidelijk dat dit AFAS werd. Op aanraden van AFAS sloot Flinker aan als implementatiepartner. “Omdat jullie al ervaring hadden in de cateringsbranche”, vertelt Bjorn van Gool, IT manager bij Vitam. Toen Flinker tijdens het eerste gesprek ook nog vertelde over de mogelijkheden van Flinker Ontwikkeling was Vitam volledig verkocht. En dat bleek niet onterecht. 

 

 

Van financiële implementatie tot een volledige ERP implementatie

De implementatie van AFAS begon met HR. Het jaar erop volgde de ERP-implementatie. “Oorspronkelijk zouden we alleen de financiele module in AFAS inrichten”, vertelt Bjorn, “voor het inkoopproces wilden wij AFAS koppelen met een ander systeem, die ook data over duurzaamheid en gezondheidsaspecten daarvan kon vastleggen. Denk bijvoorbeeld aan CO2 uitstoot. AFAS voorziet hier niet in”.

Toen vlak voor livegang duidelijk werd dat de gewenste koppeling nog niet uitvoerbaar was, moest Vitam snel schakelen. Op de ruim 300 locaties waar Vitam de catering verzorgd is het inkoopproces een onmisbaar onderdeel. “We hebben toen besloten om dit toch tijdelijk in AFAS onder te brengen”, vertelt Bjorn, “Maar dat bracht wel de nodige uitdagingen met zich mee”.

 

Een kok is over het algemeen geen ICT-er

“Je hebt vooral te maken met restaurantmanagers of koks, die op een locatie bezig zijn met lekkere, duurzame gerechten bedenken en bereiden,” vertelt Bjorn. “Zij moeten daarvoor ook de inkopen doen, maar zijn vaak niet technisch opgeleid of ervaren in werken achter een computer. Daarom moet je hele duidelijke software hebben met schermen waar je in één keer ziet waar je moet klikken en wat je moet doen. Maar een aantal schermen in AFAS waren niet duidelijk genoeg voor onze medewerkers”.

Voor een deel konden locaties inkopen met de standaard OCI-koppelingen van AFAS. Maar deze koppelingen bestaan niet voor alle leveranciers. Daarom bouwde Flinker Ontwikkeling een simpele, overzichtelijke oplossing voor overige inkoopaanvragen vanaf InSite. En ook de ontvangsten werden simpel gemaakt. Voor de OCI-partners bouwde Flinker Ontwikkeling een extra koppeling, zodat de door hen aangemaakte pakbonnen direct werden klaargezet als ontvangsten op InSite. Voor niet-OCI aanvragen kan een locatie zelf een ontvangst aanmaken op basis van de eerdere inkooporder. Bij alle ontvangsten is daarnaast een oplossing toegevoegd om direct manco’s te kunnen melden.

“Zonder de oplossingen van Flinker Ontwikkeling hadden we op 1 januari niet live kunnen gaan. En omdat de ERP livegang voor ons gekoppeld is aan een boekjaar, had dat een jaar uitstel kunnen betekenen”, vertelt Bjorn. “Gelukkig is dit niet nodig geweest. En dat is iet waar we als Flinker en Vitam echt trots op mogen zijn”.

 

Samenwerken met partners in plaats van leveranciers

Vitam werkt eigenlijk het liefst zonder maatwerkoplossingen. “Maar we weten dat je in dit soort complexe organisaties vaak niet zonder kan”, vertelt Bjorn. “Daarom willen we het minimaliseren en alleen inzetten als het echt waarde toevoegt”. Die visie sluit mooi aan op de visie van Flinker Ontwikkeling: eerst kijken of het in de software zelf kan, en daarna pas welke alternatieven er zijn. Zo krijg je een passend advies.

Dat stukje advies is heel belangrijk voor de samenwerking, zo ook bij Vitam: “we willen altijd partners in plaats van leveranciers. Mensen die met je meedenken, die ons vertellen hoe we het moeten doen”, aldus Bjorn, “De samenwerking met Flinker Ontwikkeling als partner is erg prettig”.

“Een nieuwe oplossing begint vaak met een idee dat wij uitwerken. Vervolgens doen we gezamenlijk een korte brainstormsessie. Flinker Ontwikkeling denkt dan met je mee, waardoor we het plan zo bijstellen dat het ook te realiseren is. Dat heeft een grote meerwaarde”, vertelt Bjorn. “Het gaat vaak snel, gestructureerd en praktisch. Bovendien zijn er korte lijntjes. Dat maakt dat we efficiënt samenwerken.”

 
De kracht van Flinker: ontwikkeling, consultancy en support in één team

Vitam heeft voor vragen en problemen op haar ruim 300 locaties een eigen supportafdeling. Maar als zij er niet uitkomen, kunnen zij afhankelijk van de urgentie ook schakelen met een Flinker consultant of direct contact opnemen met Flinker Support.

“Flinker vormt hierdoor een tweedelijns servicedesk. Als een probleem zich voordoet, is het voor ons niet altijd duidelijk of dit in de software, inrichting of maatwerk zit. Dan is het fijn dat er één supportploeg achter Flinker zit die het eigenlijk ook niet uitmaakt waar het zit, omdat die ook breder kijken.”

“Flinker Support weet waar ze verder moeten zoeken en kunnen eventueel de juiste consultant of Flinker Ontwikkeling aanhaken. En dat gebeurt allemaal achter de schermen, zonder dat wij dat zien. Waardoor wij volledig ontzorgd worden en gewoon de oplossing terugkrijgen.”

 

Continu blijven door ontwikkelen

Het is nooit de bedoeling geweest om inkoop via AFAS te organiseren. Daarom is Vitam blijven zoeken naar een goed, standaard product in de markt. “Het voordeel daarvan is dat alles wat in de markt veranderd vanzelf wordt meegenomen in de Software, zonder dat je er eerst zelf om moet vragen”, vertelt Bjorn.

Vitam is nu zover dat zij een goed product hebben gevonden. Maar daarmee verdwijnt Flinker Ontwikkeling niet geheel uit beeld: “Dan zit de meerwaarde op een goede integratie tussen die pakketten. En daar heb je vaak ook weer een partner voor nodig die dat voor je kan organiseren”. Op deze manier blijft Flinker Ontwikkeling betrokken bij Vitam!

 

 

 
Toen Vitam in 2022 besloot over te stappen naar een nieuw softwarepakket, was al snel duidelijk dat dit AFAS werd. Op aanraden van AFAS sloot Flinker aan als implementatiepartner. “Omdat jullie al ervaring hadden in de cateringsbranche”, vertelt Bjorn van Gool, IT manager bij Vitam. Toen Flinker tijdens het eerste gesprek ook nog vertelde over de mogelijkheden van Flinker Ontwikkeling was Vitam volledig verkocht. En dat bleek niet onterecht.

 

 

 

 

Van financiële implementatie tot

een volledige ERP implementatie

De implementatie van AFAS begon met HR. Het jaar erop volgde de ERP-implementatie. “Oorspronkelijk zouden we alleen de financiele module in AFAS inrichten”, vertelt Bjorn, “voor het inkoopproces wilden wij AFAS koppelen met een ander systeem, die ook data over duurzaamheid en gezondheidsaspecten daarvan kon vastleggen. Denk bijvoorbeeld aan CO2 uitstoot. AFAS voorziet hier niet in”.

Toen vlak voor livegang duidelijk werd dat de gewenste koppeling nog niet uitvoerbaar was, moest Vitam snel schakelen. Op de ruim 300 locaties waar Vitam de catering verzorgd is het inkoopproces een onmisbaar onderdeel. “We hebben toen besloten om dit toch tijdelijk in AFAS onder te brengen”, vertelt Bjorn, “Maar dat bracht wel de nodige uitdagingen met zich mee”.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Een kok is over het algemeen geen ICT-er

“Je hebt vooral te maken met restaurantmanagers of koks, die op een locatie bezig zijn met lekkere, duurzame gerechten bedenken en bereiden,” vertelt Bjorn. “Zij moeten daarvoor ook de inkopen doen, maar zijn vaak niet technisch opgeleid of ervaren in werken achter een computer. Daarom moet je hele duidelijke software hebben met schermen waar je in één keer ziet waar je moet klikken en wat je moet doen. Maar een aantal schermen in AFAS waren niet duidelijk genoeg voor onze medewerkers”.

Voor een deel konden locaties inkopen met de standaard OCI-koppelingen van AFAS. Maar deze koppelingen bestaan niet voor alle leveranciers. Daarom bouwde Flinker Ontwikkeling een simpele, overzichtelijke oplossing voor overige inkoopaanvragen vanaf InSite. En ook de ontvangsten werden simpel gemaakt. Voor de OCI-partners bouwde Flinker Ontwikkeling een extra koppeling, zodat de door hen aangemaakte pakbonnen direct werden klaargezet als ontvangsten op InSite. Voor niet-OCI aanvragen kan een locatie zelf een ontvangst aanmaken op basis van de eerdere inkooporder. Bij alle ontvangsten is daarnaast een oplossing toegevoegd om direct manco’s te kunnen melden.

“Zonder de oplossingen van Flinker Ontwikkeling hadden we op 1 januari niet live kunnen gaan. En omdat de ERP livegang voor ons gekoppeld is aan een boekjaar, had dat een jaar uitstel kunnen betekenen”, vertelt Bjorn. “Gelukkig is dit niet nodig geweest. En dat is iet waar we als Flinker en Vitam echt trots op mogen zijn”.

Samenwerken met partners in plaats van leveranciers

Vitam werkt eigenlijk het liefst zonder maatwerkoplossingen. “Maar we weten dat je in dit soort complexe organisaties vaak niet zonder kan”, vertelt Bjorn. “Daarom willen we het minimaliseren en alleen inzetten als het echt waarde toevoegt”. Die visie sluit mooi aan op de visie van Flinker Ontwikkeling: eerst kijken of het in de software zelf kan, en daarna pas welke alternatieven er zijn. Zo krijg je een passend advies.

Dat stukje advies is heel belangrijk voor de samenwerking, zo ook bij Vitam: “we willen altijd partners in plaats van leveranciers. Mensen die met je meedenken, die ons vertellen hoe we het moeten doen”, aldus Bjorn, “De samenwerking met Flinker Ontwikkeling als partner is erg prettig”.

“Een nieuwe oplossing begint vaak met een idee dat wij uitwerken. Vervolgens doen we gezamenlijk een korte brainstormsessie. Flinker Ontwikkeling denkt dan met je mee, waardoor we het plan zo bijstellen dat het ook te realiseren is. Dat heeft een grote meerwaarde”, vertelt Bjorn. “Het gaat vaak snel, gestructureerd en praktisch. Bovendien zijn er korte lijntjes. Dat maakt dat we efficiënt samenwerken.”

De kracht van Flinker: ontwikkeling, consultancy en support in één team

Vitam heeft voor vragen en problemen op haar ruim 300 locaties een eigen supportafdeling. Maar als zij er niet uitkomen, kunnen zij afhankelijk van de urgentie ook schakelen met een Flinker consultant of direct contact opnemen met Flinker Support.

“Flinker vormt hierdoor een tweedelijns servicedesk. Als een probleem zich voordoet, is het voor ons niet altijd duidelijk of dit in de software, inrichting of maatwerk zit. Dan is het fijn dat er één supportploeg achter Flinker zit die het eigenlijk ook niet uitmaakt waar het zit, omdat die ook breder kijken.”

“Flinker Support weet waar ze verder moeten zoeken en kunnen eventueel de juiste consultant of Flinker Ontwikkeling aanhaken. En dat gebeurt allemaal achter de schermen, zonder dat wij dat zien. Waardoor wij volledig ontzorgd worden en gewoon de oplossing terugkrijgen.”

 

 

"Zonder de oplossingen van Flinker Ontwikkeling hadden we op 1 januari niet live kunnen gaan"

Bjorn van Gool

Continu blijven door ontwikkelen

Het is nooit de bedoeling geweest om inkoop via AFAS te organiseren. Daarom is Vitam blijven zoeken naar een goed, standaard product in de markt. “Het voordeel daarvan is dat alles wat in de markt veranderd vanzelf wordt meegenomen in de Software, zonder dat je er eerst zelf om moet vragen”, vertelt Bjorn.

Vitam is nu zover dat zij een goed product hebben gevonden. Maar daarmee verdwijnt Flinker Ontwikkeling niet geheel uit beeld: “Dan zit de meerwaarde op een goede integratie tussen die pakketten. En daar heb je vaak ook weer een partner voor nodig die dat voor je kan organiseren”. Op deze manier blijft Flinker Ontwikkeling betrokken bij Vitam!