automatiseert werving en selectie in AFAS om de werkdruk te verlagen
KLANT
Sogelink
sinds 2017
PROJECT HIGHLIGHTS
Werving- en selectieportaal, Maatwerk koppelingen, Digitaal ondertekenen, Automatisch documenten genereren
PROJECTLEIDER
Monique Wiederhold
Softwarebedrijf GOconnectIT uit Nieuwegein is sinds haar oprichting in 2001 flink gegroeid. Na de overname van Swiss Knife, en het samengaan met GEOdan in de gezamenlijke Sogelink Group, bestaat de organisatie uit 260 medewerkers en een flexibele schil. En het bedrijf is nog lang niet uitgegroeid. Op dit moment staan er meer dan 20 vacatures open. Deze toenemende complexiteit en workload maakte dat GOconnectIT haar vaste AFAS-partner Flinker benaderde.
Hoe groter de organisatie, hoe meer mutaties. Dat merkt ook HR-adviseur Ardin Schenkel van GOconnectIT: “Je bent in je hoofd met allerlei dingen bezig waar je aan moet denken.” Om de workload te verlagen wilde GOconnectIT optimaal gebruik maken van de mogelijkheden van AFAS. “We gebruikten de basisfunctionaliteiten van AFAS al een hele tijd. Er was maar weinig geautomatiseerd. Door de groei merkten we dat we geautomatiseerde processen nodig hadden om de toenemende hoeveelheid aan werk aan te kunnen.”
"Door de groei merkten we dat we geautomatiseerde processen nodig hadden om de toenemende hoeveelheid aan werk aan te kunnen."
Ardin Schenkel
Na diverse gesprekken met de projectleider van Flinker, waarin gekeken werd welke processen geoptimaliseerd en geautomatiseerd konden worden, bouwde de Flinker-consultant een werving- en selectieportaal. Omdat niet alle wensen van GOconnectIT binnen de AFAS-standaard gerealiseerd konden worden, werd maatwerk toegepast. “Het werving- en selectie stuk is echt gebouwd naar onze wensen”, vertelt Ardin enthousiast. Zo is de eigen ‘Werken bij’ website van Sogelink aan AFAS gekoppeld om daar het werving-en selectieproces te borgen. “Ik ben echt trots op het resultaat”.
Van de sollicitatie tot de onboarding en van mutaties tot offboarding, alles is nu ondervangen in AFAS. “Dat geeft rust”, legt Ardin uit. “Het is nu duidelijk wat er moet gebeuren en wat de status is.” Zo wordt een arbeidsovereenkomst tegenwoordig automatisch gegenereerd en digitaal ondertekend. “Het enige wat wij nog hoeven te doen is controleren. Hierdoor is het proces veel minder foutgevoelig. Je kunt dingen niet vergeten, omdat ze in workflows in het systeem gevangen zijn."
De vraag ‘Kunnen we dat ook naar AFAS brengen?’ komt sinds de samenwerking met Flinker steeds vaker bij Ardin op. “Het leuke aan zo'n traject met Flinker is dat het een soort olievlek is. Je gaat ook kritisch naar je andere processen kijken.” Zo heeft hij plannen om de autorisatie te optimaliseren, de rapportages te verbeteren en het kopen en verkopen van verlofdagen te automatiseren. “We blijven inzetten op optimaliseren. Met een consultant van Flinker kun je in één dag al heel veel dingen oppakken”, aldus Ardin.
Hoe groter de organisatie, hoe meer mutaties. Dat merkt ook HR-adviseur Ardin Schenkel van GOconnectIT: “Je bent in je hoofd met allerlei dingen bezig waar je aan moet denken.” Om de workload te verlagen wilde GOconnectIT optimaal gebruik maken van de mogelijkheden van AFAS. “We gebruikten de basisfunctionaliteiten van AFAS al een hele tijd. Er was maar weinig geautomatiseerd. Door de groei merkten we dat we geautomatiseerde processen nodig hadden om de toenemende hoeveelheid aan werk aan te kunnen.”
Na diverse gesprekken met de projectleider van Flinker, waarin gekeken werd welke processen geoptimaliseerd en geautomatiseerd konden worden, bouwde de Flinker-consultant een werving- en selectieportaal. Omdat niet alle wensen van GOconnectIT binnen de AFAS-standaard gerealiseerd konden worden, werd maatwerk toegepast. “Het werving- en selectie stuk is echt gebouwd naar onze wensen”, vertelt Ardin enthousiast. Zo is de eigen ‘Werken bij’ website van Sogelink aan AFAS gekoppeld om daar het werving-en selectieproces te borgen. “Ik ben echt trots op het resultaat”.
Van de sollicitatie tot de onboarding en van mutaties tot offboarding, alles is nu ondervangen in AFAS. “Dat geeft rust”, legt Ardin uit. “Het is nu duidelijk wat er moet gebeuren en wat de status is.” Zo wordt een arbeidsovereenkomst tegenwoordig automatisch gegenereerd en digitaal ondertekend. “Het enige wat wij nog hoeven te doen is controleren. Hierdoor is het proces veel minder foutgevoelig. Je kunt dingen niet vergeten, omdat ze in workflows in het systeem gevangen zijn."
De vraag ‘Kunnen we dat ook naar AFAS brengen?’ komt sinds de samenwerking met Flinker steeds vaker bij Ardin op. “Het leuke aan zo'n traject met Flinker is dat het een soort olievlek is. Je gaat ook kritisch naar je andere processen kijken.” Zo heeft hij plannen om de autorisatie te optimaliseren, de rapportages te verbeteren en het kopen en verkopen van verlofdagen te automatiseren. “We blijven inzetten op optimaliseren. Met een consultant van Flinker kun je in één dag al heel veel dingen oppakken”, aldus Ardin.