Stapt over op AFAS Profit & InSite
binnen één kwartaal
KLANT
PACKcenter
sinds 2023
PROJECT HIGHLIGHTS
Nieuwe, eigen ERP omgeving incl. InSite
AFAS als kassa-systeem incl. kasgeld-module
Implementatie binnen één kwartaal
PROJECTLEIDER
Monique Wiederhold
Wanneer PACKcenter eind 2023 op zoek moet naar een nieuw software pakket komen zij al snel bij AFAS en Flinker uit. Eén kleine uitdaging: de implementatie moet voor 31 maart 2024 zijn afgerond, want dan stopt het onderhoud op het oude pakket.
PACKcenter stond niet echt te springen om over te gaan naar een ander systeem. Tot dan toe werkten zij met branche-specifieke software die door een partner-leverancier was ontwikkeld. “Wij zijn een klein bedrijf waarbij medewerkers heel all-round bezig moeten zijn. Voor sommige dingen heb je niet de specifieke kennis in huis. Daarom hebben we zoveel mogelijk IT zaken uitbesteed”, aldus Matthias van Dam, officemanager bij PACKcenter.
In de zoektocht naar een gedegen ERP-pakket kwam PACKcenter al snel bij AFAS en Flinker terecht. Nu was er alleen nog de uitgaging van de planning. “Het einde van het jaar gebruiken voor implementatie is voor een verpakkingsgroothandel heel lastig, want dan draai je de meeste omzet. Anderzijds is de periode richting de zomer ook niet fijn. Je wil mensen leren werken met het nieuwe systeem. Daar moeten geen lange zomervakanties tussen zitten.” In overleg met Flinker besloot PACKcenter daarom haar implementatie in het 1e kwartaal van 2024 te doen. Na de piek, en nét voor het aflopen van het oude pakket.
n zo’n korte tijd een implementatie doen vraagt nogal wat van je medewerkers. En dat besefte PACKcenter zich al te goed. “Als je iets gaat doen waar eigenlijk niemand zin in heeft, dan wil je niet dat het iets is wat vanuit directie wordt opgelegd. Er is draagvlak en enthousiasme nodig”.
Om die reden stelde Matthias verschillende kernteams samen. Per winkel werd één iemand uitgekozen die betrokken werd bij de inrichting van processen en dit weer naar het eigen filiaal terugkoppelde. “Je moet mensen niet alleen betrekken, maar ook verantwoordelijkheid geven”.
Door zo met elkaar samen te werken leer je elkaar ook anders kennen. “Je komt erachter of iemand weet waar hij mee bezig is, of gewoon een trucje kan”, vertelt Matthias. “Als iemand het niet weet, moet je die natuurlijk niet afbranden maar juist meenemen”.
Het kan je ook verrassen. “Het is leuk om mensen verantwoordelijkheid te zien nemen waarvan je dit in eerste instantie niet had verwacht”.
Zo’n snelle implementatie valt of staat ook met de juiste begeleiding. “Flinker is een partner die kundig is en weet wat op welke manier moet gebeuren. Daar waren we zelf nooit uitgekomen”, vertelt Matthias. “Goede leiders maken grote problemen klein. Soms leek iets voor ons een heel groot probleem en kon Flinker dat voor ons kleiner maken”.
Natuurlijk was het soms ook bijschakelen en extra uren maken, “maar dat maakte niet uit, omdat je wist dat we het samen gingen redden”, aldus Matthias.
Ook wanneer processen nét niet aansluiten op de standaard kan een goede partner het verschil maken. “Dan heeft Flinker de kunde om daarin te ondersteunen met inrichting of ontwikkeling – al dan niet met AFAS. En dan ben ik blij dat ik daar niet tussen hoef te zitten”.
Een mooi voorbeeld hiervan is de kassa-module, waarbij het kasgeld geteld kan worden in de winkels. “Dit was voorheen heel gecompliceerd, en nu veel eenvoudiger en makkelijker. Ik hoor er nog maar heel weinig vragen over en voor mij is dat positief”.
Omdat de implementatie in zo’n korte tijd is doorgevoerd, had PACKcenter de wens voor extra begeleiding bij livegang. Zo konden alle collega’s op locaties met vertrouwen en rust achter de kassa plaatsnemen. Flinker leverde de eerste 2 weken op elke locatie een consultant, die direct kon ondersteunen. En dat werd gewaardeerd.
Nu, ongeveer twee maanden na livegang, lijkt iedereen zijn weg een beetje gevonden te hebben in het systeem. En dat biedt kansen. “Ik denk dat we nog een heleboel dingen aan het ontdekken zijn”, vertelt Matthias. “Dat is leuk. Het zorgt ervoor dat je met elkaar een stukje enthousiasme kan creeren over wat er nog meer kan. Het vastleggen van bepaalde gegevens, signaleringsfuncties en workflows en dergelijke”.
PACKcenter kijkt ernaar uit om alle mogelijkheden van Profit te ontdekken en hun processen verder aan te pakken.
PACKcenter stond niet echt te springen om over te gaan naar een ander systeem. Tot dan toe werkten zij met branche-specifieke software die door een partner-leverancier was ontwikkeld. “Wij zijn een klein bedrijf waarbij medewerkers heel all-round bezig moeten zijn. Voor sommige dingen heb je niet de specifieke kennis in huis. Daarom hebben we zoveel mogelijk IT zaken uitbesteed”, aldus Matthias van Dam, officemanager bij PACKcenter.
In de zoektocht naar een gedegen ERP-pakket kwam PACKcenter al snel bij AFAS en Flinker terecht. Nu was er alleen nog de uitgaging van de planning. “Het einde van het jaar gebruiken voor implementatie is voor een verpakkingsgroothandel heel lastig, want dan draai je de meeste omzet. Anderzijds is de periode richting de zomer ook niet fijn. Je wil mensen leren werken met het nieuwe systeem. Daar moeten geen lange zomervakanties tussen zitten.” In overleg met Flinker besloot PACKcenter daarom haar implementatie in het 1e kwartaal van 2024 te doen. Na de piek, en nét voor het aflopen van het oude pakket.
In zo’n korte tijd een implementatie doen vraagt nogal wat van je medewerkers. En dat besefte PACKcenter zich al te goed. “Als je iets gaat doen waar eigenlijk niemand zin in heeft, dan wil je niet dat het iets is wat vanuit directie wordt opgelegd. Er is draagvlak en enthousiasme nodig”. Om die reden stelde Matthias verschillende kernteams samen. Per winkel werd één iemand uitgekozen die betrokken werd bij de inrichting van processen en dit weer naar het eigen filiaal terugkoppelde. “Je moet mensen niet alleen betrekken, maar ook verantwoordelijkheid geven”.
Door zo met elkaar samen te werken leer je elkaar ook anders kennen. “Je komt erachter of iemand weet waar hij mee bezig is, of gewoon een trucje kan”, vertelt Matthias. “Als iemand het niet weet, moet je die natuurlijk niet afbranden maar juist meenemen”. Het kan je ook verrassen. “Het is leuk om mensen verantwoordelijkheid te zien nemen waarvan je dit in eerste instantie niet had verwacht”.
Zo’n snelle implementatie valt of staat ook met de juiste begeleiding. “Flinker is een partner die kundig is en weet wat op welke manier moet gebeuren. Daar waren we zelf nooit uitgekomen”, vertelt Matthias. “Goede leiders maken grote problemen klein. Soms leek iets voor ons een heel groot probleem en kon Flinker dat voor ons kleiner maken”.
Natuurlijk was het soms ook bijschakelen en extra uren maken, “maar dat maakte niet uit, omdat je wist dat we het samen gingen redden”, aldus Matthias.
ok wanneer processen nét niet aansluiten op de standaard kan een goede partner het verschil maken. “Dan heeft Flinker de kunde om daarin te ondersteunen met inrichting of ontwikkeling – al dan niet met AFAS. En dan ben ik blij dat ik daar niet tussen hoef te zitten”.
Een mooi voorbeeld hiervan is de kassa-module, waarbij het kasgeld geteld kan worden in de winkels. “Dit was voorheen heel gecompliceerd, en nu veel eenvoudiger en makkelijker. Ik hoor er nog maar heel weinig vragen over en voor mij is dat positief”.
Omdat de implementatie in zo’n korte tijd is doorgevoerd, had PACKcenter de wens voor extra begeleiding bij livegang. Zo konden alle collega’s op locaties met vertrouwen en rust achter de kassa plaatsnemen. Flinker leverde de eerste 2 weken op elke locatie een consultant, die direct kon ondersteunen. En dat werd gewaardeerd.
Nu, ongeveer twee maanden na livegang, lijkt iedereen zijn weg een beetje gevonden te hebben in het systeem. En dat biedt kansen. “Ik denk dat we nog een heleboel dingen aan het ontdekken zijn”, vertelt Matthias. “Dat is leuk. Het zorgt ervoor dat je met elkaar een stukje enthousiasme kan creeren over wat er nog meer kan. Het vastleggen van bepaalde gegevens, signaleringsfuncties en workflows en dergelijke”.
PACKcenter kijkt ernaar uit om alle mogelijkheden van Profit te ontdekken en hun processen verder aan te pakken.