kiest voor een eigen AFAS omgeving en digitaliseert selectietraject voor gezinshuizen.
KLANT
Gezinshuis.com
sinds 2022
PROJECT HIGHLIGHTS
Naar een eigen omgeving
Digitalisering gezinshuizen
PROJECTLEIDER
Klaas Hofland
Gezinshuis.com heeft een duidelijke missie: ieder kind een veilig thuis! Ooit begonnen zij als afdeling binnen de Rudolphstichting. Inmiddels zijn zij een eigen, landelijke non-profit organisatie vóór en door gezinshuizen. Na lang samenwerken in dezelfde AFAS omgeving kwam dan ook het besluit om in een eigen omgeving verder te gaan.
“We waren een startende organisatie, nog volop in ontwikkeling” vertelt Inge van Druten, officemanager en AFAS beheerder bij gezinshuis.com. Die start begon in de omgeving van de Rudolphstichting.
Een voordeel daarvan: de partijen konden elkaars declaraties en facturen beoordelen. Arjen Keers, Directeur-Bestuurder, vertelt: “Ik, als bestuurder, declareer ook wel eens wat, maar ik wil dat wel zuiver doen. Dan was er iemand meer op afstand die facturen en declaraties kon beoordelen”.
Toch biedt een eigen omgeving meer voordelen. “Het is heel mooi en organisch begonnen”, geeft Inge aan “Maar we zijn een beetje te groot geworden en afgesplitst”. En dat heeft ook gevolgen voor de bedrijfsvoering. Inge: “Voor onze bedrijfstak is het van groot belang om zaken vast te leggen in systemen. Nu we een eigen omgeving hebben, kunnen we sneller onze eigen inrichtingswensen doorvoeren”.
In de nieuwe, eigen omgeving greep Gezinshuis.com direct de kans om de bestaande processen te optimaliseren. Zo pakten zij ook hun selectietraject voor gezinshuizen aan.
Voorheen werden documenten en andere informatie opgehaald door regiomanagers en via de mail gedeeld met de backoffice. Die moesten dit vervolgens per document vastleggen. Een tijdrovend en foutgevoelig proces.
Dit proces is nu gedigitaliseerd en werkt voor elke regio hetzelfde. “We hebben nu bepaalde verantwoordelijkheden bij de potential zelf neergelegd” zegt Inge. “Die moet bijvoorbeeld zelf de documenten uploaden. De regiomanager krijgt dan een taak om deze te beoordelen. En na goedkeuring ligt het direct vast in het dossier. Mocht er iets niet goed zijn, dan kan je gewoon een opmerking teruggeven. Hierdoor is er tijdswinst en meer grip op het proces.”
Ook de formats van documenten werden aangepakt. “De formats wilden nog wel eens verschillen. Maar nu is alles vastgelegd via een taak met juiste formats. Denk aan intentieovereenkomsten”. Nog een voordeel van die digitalisering? “De potential kan eventueel direct documenten digitaal ondertekenen”.
Zo’n procesverandering vraagt ook wat van je collega’s. Arjen weet daar alles van: “Verandering is altijd wel lastig omdat er iets anders moet dan je gewend bent.” Daarom betrekt Gezinshuis.com actief haar medewerkers bij de veranderingen. “Als je het uitlegt op een mailtje is het soms lastig. Maar als je zegt “kom ik ga er even naast zitten” – en dan even alles doorloopt dan gaat het een stuk beter.”
Ook de samenwerking met Flinker zorgde voor een tot nu toe geslaagde overgang. “Natuurlijk gaat het bij zo’n project soms anders dan je verwacht had en kom je wel eens wat tegen” vertelt Arjen, “maar dan is Flinker goed bereikbaar en denken ze met je mee”.
Ook Inge was blij met Flinker. Zij werkte samen met consultants Martijn en Lotte. “De samenwerking was heel fijn. Martijn neemt de ruimte om dingen uit te leggen. Ook is het prettig hoe hij kritisch kan zijn over wat je bedenkt, en dus echt meedenkt”. Het inhoudelijk sparren met Lotte voelde hetzelfde aan. “Als je samen gaat zitten voor iets, voelt dat als creëren” aldus Inge.
Nu Gezinshuis.com een eigen omgeving heeft kunnen zij het maximale uit AFAS halen en werken zij volgens hun eigen processen. Uiteindelijk heeft Gezinshuis.com de wens om echt alle processen goed te laten samenwerken. Arjen: “Zodat onze voorkant, het portaal voor gezinshuizen, goed kan praten met de achterkant van de backoffice”.
De eerste stappen zijn nu gezet door het selectietraject. Vanuit hier kunnen zij verder gaan bouwen. Voor Gezinshuis.com is het in ieder geval wel zeker: “Bij het volgende project willen we weer met Martijn en Flinker in zee. Daar hebben we veel vertrouwen in”.
“We waren een startende organisatie, nog volop in ontwikkeling” vertelt Inge van Druten, officemanager en AFAS beheerder bij gezinshuis.com. Die start begon in de omgeving van de Rudolphstichting.
Een voordeel daarvan: de partijen konden elkaars declaraties en facturen beoordelen. Arjen Keers, Directeur-Bestuurder, vertelt: “Ik, als bestuurder, declareer ook wel eens wat, maar ik wil dat wel zuiver doen. Dan was er iemand meer op afstand die facturen en declaraties kon beoordelen”.
Toch biedt een eigen omgeving meer voordelen. “Het is heel mooi en organisch begonnen”, geeft Inge aan “Maar we zijn een beetje te groot geworden en afgesplitst”. En dat heeft ook gevolgen voor de bedrijfsvoering. Inge: “Voor onze bedrijfstak is het van groot belang om zaken vast te leggen in systemen. Nu we een eigen omgeving hebben, kunnen we sneller onze eigen inrichtingswensen doorvoeren”.
In de nieuwe, eigen omgeving greep Gezinshuis.com direct de kans om de bestaande processen te optimaliseren. Zo pakten zij ook hun selectietraject voor gezinshuizen aan.
Voorheen werden documenten en andere informatie opgehaald door regiomanagers en via de mail gedeeld met de backoffice. Die moesten dit vervolgens per document vastleggen. Een tijdrovend en foutgevoelig proces.
Dit proces is nu gedigitaliseerd en werkt voor elke regio hetzelfde. “We hebben nu bepaalde verantwoordelijkheden bij de potential zelf neergelegd” zegt Inge. “Die moet bijvoorbeeld zelf de documenten uploaden. De regiomanager krijgt dan een taak om deze te beoordelen. En na goedkeuring ligt het direct vast in het dossier. Mocht er iets niet goed zijn, dan kan je gewoon een opmerking teruggeven. Hierdoor is er tijdswinst en meer grip op het proces.”
Ook de formats van documenten werden aangepakt. “De formats wilden nog wel eens verschillen. Maar nu is alles vastgelegd via een taak met juiste formats. Denk aan intentieovereenkomsten”. Nog een voordeel van die digitalisering? “De potential kan eventueel direct documenten digitaal ondertekenen”.
Zo’n procesverandering vraagt ook wat van je collega’s. Arjen weet daar alles van: “Verandering is altijd wel lastig omdat er iets anders moet dan je gewend bent.” Daarom betrekt Gezinshuis.com actief haar medewerkers bij de veranderingen. “Als je het uitlegt op een mailtje is het soms lastig. Maar als je zegt “kom ik ga er even naast zitten” – en dan even alles doorloopt dan gaat het een stuk beter.”
Ook de samenwerking met Flinker zorgde voor een tot nu toe geslaagde overgang. “Natuurlijk gaat het bij zo’n project soms anders dan je verwacht had en kom je wel eens wat tegen” vertelt Arjen, “maar dan is Flinker goed bereikbaar en denken ze met je mee”.
Ook Inge was blij met Flinker. Zij werkte samen met consultants Martijn en Lotte. “De samenwerking was heel fijn. Martijn neemt de ruimte om dingen uit te leggen. Ook is het prettig hoe hij kritisch kan zijn over wat je bedenkt, en dus echt meedenkt”. Het inhoudelijk sparren met Lotte voelde hetzelfde aan. “Als je samen gaat zitten voor iets, voelt dat als creëren” aldus Inge.
Nu Gezinshuis.com een eigen omgeving heeft kunnen zij het maximale uit AFAS halen en werken zij volgens hun eigen processen. Uiteindelijk heeft Gezinshuis.com de wens om echt alle processen goed te laten samenwerken. Arjen: “Zodat onze voorkant, het portaal voor gezinshuizen, goed kan praten met de achterkant van de backoffice”.
De eerste stappen zijn nu gezet door het selectietraject. Vanuit hier kunnen zij verder gaan bouwen. Voor Gezinshuis.com is het in ieder geval wel zeker: “Bij het volgende project willen we weer met Martijn en Flinker in zee. Daar hebben we veel vertrouwen in”.