Een nieuw softwarepakket introduceren èn een stelselwijziging doorvoeren? De Zwarte Hond doet het, samen met Flinker
KLANT
De Zwarte Hond
sinds 2021
PROJECT HIGHLIGHTS
Stelselwijziging geïmplementeerd
Cashmanagement verbeterd
CRM- en HRM-module ingericht
PROJECTLEIDER
Paul Verberne
Sinds haar oprichting in 1985 is De Zwarte Hond uitgegroeid tot één van de grootste architectenbureaus van Nederland. Met vestigingen in Groningen, Rotterdam en Keulen pakt zij zowel de stedelijke als de landelijke vraagstukken aan. Waarbij ze met plezier haar kennis van de publieke en private wereld inzet. Door de snelle groei van de organisatie, de operatie èn de toenemende complexiteit van haar projecten, werd de bedrijfsvoering op softwaregebied steeds ingewikkelder. Daarom besloot De Zwarte Hond om over te stappen naar een integraal softwarepakket: AFAS.
"AFAS is een mooi pakket, maar het is best ingewikkeld om daar goed in te komen", vertelt business Director Eric van Keulen van De Zwarte Hond. "Het voelt een beetje alsof je een bouwpakket gekocht hebt, waarvan de handleiding in het Chinees is". Om de transitie in goede banen te leiden, benaderde het architectenbureau uiteindelijk Flinker. "Wat me direct opviel, is dat Flinker vanuit vakmanschap en dus inhoudt werkt. Net als wij. De gesprekken die we voeren zijn zowel op procesniveau als hoog-over. Dat vind ik erg verfrissend."
"AFAS is een mooi pakket, maar het is best ingewikkeld om daar goed in te komen. "
Eric van Keulen
In 2021 startte DZH met de inrichting van AFAS. Het startschot wa snog niet gegeven of de volgende uitdaging deed zich aan. Door de snelle groei was het architectenbureau controleplichtig geworden. Dit zette Eric aan het denken. Moest hij het net ingezette AFAS-traject vertragen? Of juist nu doorpakken en tegelijkertijd de stelselwijziging doorvoeren? Hij koos voor het laatste. "Het is niet leuk om twee grote veranderingen in te moeten voeren, maar het helpt ons uiteindelijk wel om ons werk beter te doen. Bij onze omvang en ambitie hoort een bepaalde professionaliteit. Waarin we op een intelligente en robuuste manier onze projecten runnen."
Zo kwam het dat De Zwarte Hond niet alleen een nieuw softwarepakket introduceerde, maar ook veranderingen in haar boekhoudkundige en projectmatige werkwijze doorvoerde. Ondersteund door Flinker begon DZH in april 2022 aan de implementatie. Eric: "Bij zo'n transitie is het fijn dat we een partij als Flinker naast ons hebben. Die zowel kennis van de thema's heeft, als van het pakket zelf. Zij leiden ons hier doorheen en vullen het alom aanwezige kennis-gat op."
Voor de medewerkers van De Zwarte Hond betekende de komst van AFAS en de stelselwijziging een nieuw manier van werken. "Met Flinker hebben we het systeem zo ingericht dat het je dwingt om al bij de start van een project na te denken over de planning", legt Eric uit. "Wat kom ik tegen? Hoe ga ik dat organiseren in tijd en geld? En hoe pas ik de verwachtingen vn de opdrachtgever daarin toe?"
De data die De Zwarte Hond hiermee verzamelt, levert het bureau wel stuurinformatie op. Bijvoorbeeld over waar zij zich in hun opdracht bevinden, of ze financieel goed zitten of bij moeten sturen. Ook het cashmanagement is met de implementatie van Flinker verbeterd. Waar het architectenbureau voorheen nog wel een last had van pieken en dalen in haar liquiditeit, werkt ze nu met geproportioneerde factuurtermijnen die de pieken en dale voorkomen.
Nu de hoofdinrichting staat, is het tijd om te optimaliseren. "We zitten nu op 80 procent. De CRM- en HRM-module werken goed. We zijn druk bezig met de projectenkant en Finance en voelen ons hier steeds zekerder in. De volgende slag die we nu met Flinker maken is het toevoegen van dashboards en rapportages. Om van daaruit stap voor stap over te gaan naar Power BI", aldus Eric.
Het zelf inrichten van deze dashboards was voor de Business Director geen optie. "Je kunt je bijna niet voorstellen hoe ingewikkeld het is om een eenduidige data uit AFAS te krijgen. Je loopt tegen zoveel beperkingen aan. In je eigen kennis en in het systeem. Daar heb je een partij als Flinker voor nodig."
"AFAS is een mooi pakket, maar het is best ingewikkeld om daar goed in te komen", vertelt business Director Eric van Keulen van De Zwarte Hond. "Het voelt een beetje alsof je een bouwpakket gekocht hebt, waarvan de handleiding in het Chinees is". Om de transitie in goede banen te leiden, benaderde het architectenbureau uiteindelijk Flinker. "Wat me direct opviel, is dat Flinker vanuit vakmanschap en dus inhoudt werkt. Net als wij. De gesprekken die we voeren zijn zowel op procesniveau als hoog-over. Dat vind ik erg verfrissend."
In 2021 startte DZH met de inrichting van AFAS. Het startschot wa snog niet gegeven of de volgende uitdaging deed zich aan. Door de snelle groei was het architectenbureau controleplichtig geworden. Dit zette Eric aan het denken. Moest hij het net ingezette AFAS-traject vertragen? Of juist nu doorpakken en tegelijkertijd de stelselwijziging doorvoeren? Hij koos voor het laatste. "Het is niet leuk om twee grote veranderingen in te moeten voeren, maar het helpt ons uiteindelijk wel om ons werk beter te doen. Bij onze omvang en ambitie hoort een bepaalde professionaliteit. Waarin we op een intelligente en robuuste manier onze projecten runnen."
Zo kwam het dat De Zwarte Hond niet alleen een nieuw softwarepakket introduceerde, maar ook veranderingen in haar boekhoudkundige en projectmatige werkwijze doorvoerde. Ondersteund door Flinker begon DZH in april 2022 aan de implementatie. Eric: "Bij zo'n transitie is het fijn dat we een partij als Flinker naast ons hebben. Die zowel kennis van de thema's heeft, als van het pakket zelf. Zij leiden ons hier doorheen en vullen het alom aanwezige kennis-gat op."
Voor de medewerkers van De Zwarte Hond betekende de komst van AFAS en de stelselwijziging een nieuw manier van werken. "Met Flinker hebben we het systeem zo ingericht dat het je dwingt om al bij de start van een project na te denken over de planning", legt Eric uit. "Wat kom ik tegen? Hoe ga ik dat organiseren in tijd en geld? En hoe pas ik de verwachtingen vn de opdrachtgever daarin toe?"
De data die De Zwarte Hond hiermee verzamelt, levert het bureau wel stuurinformatie op. Bijvoorbeeld over waar zij zich in hun opdracht bevinden, of ze financieel goed zitten of bij moeten sturen. Ook het cashmanagement is met de implementatie van Flinker verbeterd. Waar het architectenbureau voorheen nog wel een last had van pieken en dalen in haar liquiditeit, werkt ze nu met geproportioneerde factuurtermijnen die de pieken en dale voorkomen.
Nu de hoofdinrichting staat, is het tijd om te optimaliseren. "We zitten nu op 80 procent. De CRM- en HRM-module werken goed. We zijn druk bezig met de projectenkant en Finance en voelen ons hier steeds zekerder in. De volgende slag die we nu met Flinker maken is het toevoegen van dashboards en rapportages. Om van daaruit stap voor stap over te gaan naar Power BI", aldus Eric.
Het zelf inrichten van deze dashboards was voor de Business Director geen optie. "Je kunt je bijna niet voorstellen hoe ingewikkeld het is om een eenduidige data uit AFAS te krijgen. Je loopt tegen zoveel beperkingen aan. In je eigen kennis en in het systeem. Daar heb je een partij als Flinker voor nodig."