haalt het maximale uit
AFAS met Flinker
KLANT
Jeugd Bescherming Brabant
sinds 2020
PROJECT HIGHLIGHTS
Workflows geoptimaliseerd
Ticketsysteem ingericht
Signalering verlofuren
PROJECTLEIDER
Monique Pijnappel-Wiederhold
"Intern missen we de kennis om de AFAS-implementatie tot een succes te brengen", vertelt Nicole Jacobs, senior HR-adviseur bij Jeugdbescherming Brabant. Om de mogelijkheden van AFAS optimaal te benutten, benaderde de organisatie Flinker medio 2020. "Flinker heeft de rol van interne projectleider op zich genomen. Zij zijn de spin in het web die aan de juiste touwtjes trekt om ervoor te zorgen dat alles lekker doorloopt."
In de afgelopen twee jaar is er gewerkt aan het optimaliseren van processen rondom onder andere onboarding, in- en uitdiensttreding en de workflows. "Vanaf het moment dat FLinker aan boord is, zijn we aan de slag gegaan met het optimaliseren van onze workflows. Flinker daagt ons hierbij continu uit om kritisch naar onze processen te kijken en is proactief in het signaleren van verbeterpunten", aldus Nicole. Door onnodige stappen uit de workflows te verwijderen, lopen de administratieve processen nu efficienter, hoeven de HR-afdeling en de medewerkers uit het primaire proces minder handelingen te verrichten en is er minder opvolging nodig. Hierdoor kunnen de HR-medewerkers en adviseurs zich richten op andere taken, waarin zij echt meerwaarde toevoegen.
Nu de basis op orde is, wordt het werken met AFAS steeds leuker. Nicole: "Ik merk dat de organisatie AFAS omarmd heeft. De collega's vinden het heel fijn dat alle HR-zaken steeds meer via één portaal gaan." Voorheen was het onduidelijk waar medewerkers met hun vragen terecht konden. Daardoor ontving de HR-servicedesk vragen via diverse routes; de mail, het personeelsinformatiesysteem en op papier. "Doordat de informatie op zoveel plekken terechtkwam, raakten we het overzicht kwijt", legt Nicole uit. Om deze vragen te centraliseren bouwde Flinker een ticketsysteem in AFAS. "Nu komen alle vragen via AFAS binnen. Dar geeft de collega's van de servicedesk meer rust."
"Nu komen alle vragen via AFAS binnen. Dat geeft de collega's van de servicedesk veel rust. "
Nicole Jacobs
De medewerkers van Jeugdbescherming Brabant hebben het flink druk. Dat maakt dat zij sneller geneigd zijn om geen verlofuren op te nemen. Om te voorkomen dat het opsparen van het verlof tot een disbalans en gezondheidsrisico's leidt, voegde Flinker een signaleringsfunctie toe aan AFAS. Medewerkers krijgen nu automatisch bericht als zij nog openstaande verlofuren hebben. Nicole: "Dit zorgt voor bewustwording onder de medewerkers en brengt goede gesprekken op gang.”
Om gericht te kunnen sturen op het het opnemen van verlofuren maken leidinggevenden van Jeugdbescherming Brabant gebruik van de koppelding tussen AFAS en Power BI. Dagelijks zien zij een helder overzicht van de verlofsaldi van complete teams en kunnen ze gemakkelijk inzoomen op individueel niveau. Met deze informatie gaan zij met medewerkers in gesprek en maken ze samen concrete afspraken.
Op dit moment wordt de laatste hand gelegd aan de nieuwste functionaliteit: het AFAS keuzemodel. Op 1 januari 2023 gaat de nieuwe tool live. Met het keuzemodel geeft Jeugdbescherming Brabant haar medewerkers een budget mee, waarmee ze arbeidsvoorwaarden tegen elkaar kunnen ruilen, en houdt de organisatie tegelijkertijd zicht op de beschikbare budgetruimte. "Door de integratie van het keuzemodel in AFAS kunnen we de stekker trekken uit een van de laatste externe HR-portals die we nog hebben",aldus Nicole.
Wat de volgende verbetering gaat worden weet Nicole nog niet. Maar één ding weet ze zeker: ze is nog lang niet klaar met Flinker. "Als relatief kleine organisatie is het moeilijk om continuiteit van het AFAS -beheer te garanderen. Bij Flinker hoef je maar te bellen en je hebt meteen een back-up. Welke medewerker je ook treft, ze zijn stuk voor stuk enthousiast, gedreven en toegankelijk."
In de afgelopen twee jaar is er gewerkt aan het optimaliseren van processen rondom onder andere onboarding, in- en uitdiensttreding en de workflows. "Vanaf het moment dat FLinker aan boord is, zijn we aan de slag gegaan met het optimaliseren van onze workflows. Flinker daagt ons hierbij continu uit om kritisch naar onze processen te kijken en is proactief in het signaleren van verbeterpunten", aldus Nicole. Door onnodige stappen uit de workflows te verwijderen, lopen de administratieve processen nu efficienter, hoeven de HR-afdeling en de medewerkers uit het primaire proces minder handelingen te verrichten en is er minder opvolging nodig. Hierdoor kunnen de HR-medewerkers en adviseurs zich richten op andere taken, waarin zij echt meerwaarde toevoegen.
Nu de basis op orde is, wordt het werken met AFAS steeds leuker. Nicole: "Ik merk dat de organisatie AFAS omarmd heeft. De collega's vinden het heel fijn dat alle HR-zaken steeds meer via één portaal gaan." Voorheen was het onduidelijk waar medewerkers met hun vragen terecht konden. Daardoor ontving de HR-servicedesk vragen via diverse routes; de mail, het personeelsinformatiesysteem en op papier. "Doordat de informatie op zoveel plekken terechtkwam, raakten we het overzicht kwijt", legt Nicole uit. Om deze vragen te centraliseren bouwde Flinker een ticketsysteem in AFAS. "Nu komen alle vragen via AFAS binnen. Dar geeft de collega's van de servicedesk meer rust."
De medewerkers van Jeugdbescherming Brabant hebben het flink druk. Dat maakt dat zij sneller geneigd zijn om geen verlofuren op te nemen. Om te voorkomen dat het opsparen van het verlof tot een disbalans en gezondheidsrisico's leidt, voegde Flinker een signaleringsfunctie toe aan AFAS. Medewerkers krijgen nu automatisch bericht als zij nog openstaande verlofuren hebben. Nicole: "Dit zorgt voor bewustwording onder de medewerkers en brengt goede gesprekken op gang.”
Om gericht te kunnen sturen op het het opnemen van verlofuren maken leidinggevenden van Jeugdbescherming Brabant gebruik van de koppelding tussen AFAS en Power BI. Dagelijks zien zij een helder overzicht van de verlofsaldi van complete teams en kunnen ze gemakkelijk inzoomen op individueel niveau. Met deze informatie gaan zij met medewerkers in gesprek en maken ze samen concrete afspraken.
Keuzemodel
Op dit moment wordt de laatste hand gelegd aan de nieuwste functionaliteit: het AFAS keuzemodel. Op 1 januari 2023 gaat de nieuwe tool live. Met het keuzemodel geeft Jeugdbescherming Brabant haar medewerkers een budget mee, waarmee ze arbeidsvoorwaarden tegen elkaar kunnen ruilen, en houdt de organisatie tegelijkertijd zicht op de beschikbare budgetruimte. "Door de integratie van het keuzemodel in AFAS kunnen we de stekker trekken uit een van de laatste externe HR-portals die we nog hebben",aldus Nicole.
Wat de volgende verbetering gaat worden weet Nicole nog niet. Maar één ding weet ze zeker: ze is nog lang niet klaar met Flinker. "Als relatief kleine organisatie is het moeilijk om continuiteit van het AFAS -beheer te garanderen. Bij Flinker hoef je maar te bellen en je hebt meteen een back-up. Welke medewerker je ook treft, ze zijn stuk voor stuk enthousiast, gedreven en toegankelijk."