Stapt over naar AFAS voor
haar financiële administratie.
KLANT
2Service
sinds 2023
PROJECT HIGHLIGHTS
Implementatie gefocust op financieel
Aansluiting op eigen systemen
PROJECTLEIDER
Monique Wiederhold
Als markt leidende distributeur voor de professionele mobiele reparatiebranche levert 2Service voornamelijk smartphone- en tabletonderdelen en accessoires aan onafhankelijke reparatiebedrijven, groothandelaren en refurbishers in heel Europa.
De financiële administratie die hierbij komt kijken werd door één afdeling in twee verschillende pakketten gevoerd. Dat kon efficiënter, vond 2Service. Daarom zochten zij in 2023 naar één pakket waar zij alles konden samenbrengen. Rond de zomer was het duidelijk: het werd AFAS Profit.
“We hebben een eigen ERP-pakket: Pegasus”, vertelt Johan. “Dit pakket is gebouwd door ons eigen IT-bedrijf. Hier vinden alle inkopen en verkopen plaats, eigenlijk het hele ordermanagementproces.” Hoewel het pakket voor 2Service naadloos aansluit op de business, lukt dit niet voor het gehele financiële proces. Daarom waren er tot nu toe koppelingen met twee andere financiële pakketten.
“We hadden 6 administraties in één klein boekhoudpakket en een 7e in een ander ERP-pakket. Daardoor merkte je inefficiëntie in het voeren van je administratie, consolideren en rapporteren,” vertelt Johan. “Dus voor ons was het op een gegeven moment wenselijk om dat in één boekhoudsysteem te kunnen doen.”
“Vrij snel was bij ons het idee ontstaan dat we ondersteuning wilden bij de implementatie,” vertelt Johan. “AFAS wist een aantal partijen, maar ik kende Monique al uit mijn netwerk. Ik wist dat zij nu bij Flinker werkte en dat zij ook een AFAS-implementatie zouden kunnen verzorgen.”
Omdat zij elkaar al kenden, was de keuze snel gemaakt. “Dat maakt het toch makkelijker. Je weet wat je aan elkaar hebt.”
Toen het project begin oktober 2023 van start ging, stond de datum voor livegang op 1 januari 2024. “Vanuit financieel oogpunt is het wenselijk om in één keer een heel boekjaar te starten,” beargumenteert Johan.
Een implementatie in een kwartaal is wat krap, maar leek in eerste instantie wel haalbaar. “Met de koppelingen die het IT-bedrijf aan het bouwen was, waren wij als financials niet zozeer betrokken. Daarom konden wij alvast opleidingen gaan volgen voor AFAS, zodat we klaar waren voor de testfase die eraan kwam.”
De projectbegeleiding en afstemming met Flinker gingen goed, maar in de praktijk was er voor het testen te weinig tijd. “De dagelijkse operatie loopt ook door, en die is met 7 administraties best wel fors,” aldus Johan. “Medewerkers gaven aan: ‘de werkdruk is te hoog, we komen niet aan het testen toe’, waardoor er te weinig groene vinkjes waren in de testfase om live te kunnen gaan.”
Gelukkig had 2Service vooraf al een plan B bedacht: livegang na het 1e kwartaal op 1 april 2024. Zo konden zij begin dit jaar toch verder. “Toen was de inrichting door Flinker en het IT-stuk al klaar, dus konden we ons focussen op goed testen. Echt alle stappen meerdere keren laten doorlopen door medewerkers. Daardoor groeide het vertrouwen van medewerkers om goed te kunnen werken met AFAS.”
De overstap naar één systeem biedt veel voordelen. “We hadden twee redelijk vervuilde grootboekschema’s, omdat je er al zo lang mee werkt. Het samenvoegen daarvan heeft wel wat tijd gekost,” vertelt Johan. “Maar nu hebben we weer één opgeschoond grootboekschema, waarbij alles in een logische volgorde staat. Daar maak je een flinke efficiencyslag in.”
Ook werkt 2Service nu met de bankkoppeling voor de verwerking van bankmutaties. “Dat gebeurde eigenlijk nog altijd handmatig. En nu is dit door de hele linie geautomatiseerd. Natuurlijk moet je nog altijd een aantal aansluitingen maken, maar we hebben daar veel tijdwinst in gerealiseerd.”
Door de overstap naar AFAS konden we ook op rapportagegebied verbeteringen doorvoeren. “Rapportages gebeurden allemaal buiten het systeem om, in Excel. Met AFAS kunnen we alle data nu in één keer zichtbaar maken in Power BI. Dat zorgt voor een veel betrouwbaardere informatievoorziening. Dat zijn mooie resultaten.”
“De samenwerking met Flinker zie ik als een hele nauwe samenwerking, waarbij we vanaf het begin goed begeleid zijn”, vertelt Johan. De kennis en ervaring bij Flinker waren daarbij een echte meerwaarde voor 2Service. “Wij zijn een vrij dynamische organisatie met korte lijnen en hoge werkdruk, die echt efficiëntie wil. Dat sloot goed aan bij waar Flinker voor staat, en dat merk je. Ze weten goed waar ze het over hebben en wat voor ons nodig en wenselijk is. Flinker is echt een goede meerwaarde geweest voor dit project.”
“De samenwerking met Flinker zie ik als een hele nauwe samenwerking."
Johan Jansen
Ook na de implementatie heeft 2Service nog contact met Flinker. “Op dit moment loopt alles via support. Dat werkt erg prettig. Wanneer wij er zelf niet uitkomen, bellen we naar Flinker en worden we snel geholpen. Daar zijn mijn collega’s ook heel tevreden over, hoor ik.” Voor 2Service is die snelheid heel belangrijk. “Wij kunnen geen week wachten. Als de financiële processen vastlopen, loopt de business vast en shopt de klant bij een concurrent.”
Johan is trots op de realisatie van dit project. “Het feit dat je vooraf een bepaalde visie hebt die je wil realiseren en dat het werkt, dat het teweegbrengt wat je wil dat het teweegbrengt.” Hij vervolgt: “En dat het ook nog een aftrap blijkt te zijn voor meer.”
Natuurlijk waren er aan het begin wat kinderziektes, maar de basiswerkzaamheden gingen goed. “We hebben nog meer winsten kunnen behalen door meer verbeteringen door te voeren” vertelt Johan enthousiast.
2Service blijft werken aan haar processen. “We blijven contact onderhouden met Flinker. Zij blijven helpen en ondersteunen bij de verbeteringen. Dat werkt gewoon heel goed. Zo zetten we de next step in verbeteringen met AFAS.”
“We hebben een eigen ERP-pakket: Pegasus”, vertelt Johan. “Dit pakket is gebouwd door ons eigen IT-bedrijf. Hier vinden alle inkopen en verkopen plaats, eigenlijk het hele ordermanagementproces.” Hoewel het pakket voor 2Service naadloos aansluit op de business, lukt dit niet voor het gehele financiële proces. Daarom waren er tot nu toe koppelingen met twee andere financiële pakketten.
“We hadden 6 administraties in één klein boekhoudpakket en een 7e in een ander ERP-pakket. Daardoor merkte je inefficiëntie in het voeren van je administratie, consolideren en rapporteren,” vertelt Johan. “Dus voor ons was het op een gegeven moment wenselijk om dat in één boekhoudsysteem te kunnen doen.”
“Vrij snel was bij ons het idee ontstaan dat we ondersteuning wilden bij de implementatie,” vertelt Johan. “AFAS wist een aantal partijen, maar ik kende Monique al uit mijn netwerk. Ik wist dat zij nu bij Flinker werkte en dat zij ook een AFAS-implementatie zouden kunnen verzorgen.”
Omdat zij elkaar al kenden, was de keuze snel gemaakt. “Dat maakt het toch makkelijker. Je weet wat je aan elkaar hebt.”
Toen het project begin oktober 2023 van start ging, stond de datum voor livegang op 1 januari 2024. “Vanuit financieel oogpunt is het wenselijk om in één keer een heel boekjaar te starten,” beargumenteert Johan.
Een implementatie in een kwartaal is wat krap, maar leek in eerste instantie wel haalbaar. “Met de koppelingen die het IT-bedrijf aan het bouwen was, waren wij als financials niet zozeer betrokken. Daarom konden wij alvast opleidingen gaan volgen voor AFAS, zodat we klaar waren voor de testfase die eraan kwam.”
De projectbegeleiding en afstemming met Flinker gingen goed, maar in de praktijk was er voor het testen te weinig tijd. “De dagelijkse operatie loopt ook door, en die is met 7 administraties best wel fors,” aldus Johan. “Medewerkers gaven aan: ‘de werkdruk is te hoog, we komen niet aan het testen toe’, waardoor er te weinig groene vinkjes waren in de testfase om live te kunnen gaan.”
Gelukkig had 2Service vooraf al een plan B bedacht: livegang na het 1e kwartaal op 1 april 2024. Zo konden zij begin dit jaar toch verder. “Toen was de inrichting door Flinker en het IT-stuk al klaar, dus konden we ons focussen op goed testen. Echt alle stappen meerdere keren laten doorlopen door medewerkers. Daardoor groeide het vertrouwen van medewerkers om goed te kunnen werken met AFAS.”
De overstap naar één systeem biedt veel voordelen. “We hadden twee redelijk vervuilde grootboekschema’s, omdat je er al zo lang mee werkt. Het samenvoegen daarvan heeft wel wat tijd gekost,” vertelt Johan. “Maar nu hebben we weer één opgeschoond grootboekschema, waarbij alles in een logische volgorde staat. Daar maak je een flinke efficiencyslag in.”
Ook werkt 2Service nu met de bankkoppeling voor de verwerking van bankmutaties. “Dat gebeurde eigenlijk nog altijd handmatig. En nu is dit door de hele linie geautomatiseerd. Natuurlijk moet je nog altijd een aantal aansluitingen maken, maar we hebben daar veel tijdwinst in gerealiseerd.”
Door de overstap naar AFAS konden we ook op rapportagegebied verbeteringen doorvoeren. “Rapportages gebeurden allemaal buiten het systeem om, in Excel. Met AFAS kunnen we alle data nu in één keer zichtbaar maken in Power BI. Dat zorgt voor een veel betrouwbaardere informatievoorziening. Dat zijn mooie resultaten.”
“De samenwerking met Flinker zie ik als een hele nauwe samenwerking, waarbij we vanaf het begin goed begeleid zijn”, vertelt Johan. De kennis en ervaring bij Flinker waren daarbij een echte meerwaarde voor 2Service. “Wij zijn een vrij dynamische organisatie met korte lijnen en hoge werkdruk, die echt efficiëntie wil. Dat sloot goed aan bij waar Flinker voor staat, en dat merk je. Ze weten goed waar ze het over hebben en wat voor ons nodig en wenselijk is. Flinker is echt een goede meerwaarde geweest voor dit project.”
Ook na de implementatie heeft 2Service nog contact met Flinker. “Op dit moment loopt alles via support. Dat werkt erg prettig. Wanneer wij er zelf niet uitkomen, bellen we naar Flinker en worden we snel geholpen. Daar zijn mijn collega’s ook heel tevreden over, hoor ik.” Voor 2Service is die snelheid heel belangrijk. “Wij kunnen geen week wachten. Als de financiële processen vastlopen, loopt de business vast en shopt de klant bij een concurrent.”
Johan is trots op de realisatie van dit project. “Het feit dat je vooraf een bepaalde visie hebt die je wil realiseren en dat het werkt, dat het teweegbrengt wat je wil dat het teweegbrengt.” Hij vervolgt: “En dat het ook nog een aftrap blijkt te zijn voor meer.”
Natuurlijk waren er aan het begin wat kinderziektes, maar de basiswerkzaamheden gingen goed. “We hebben nog meer winsten kunnen behalen door meer verbeteringen door te voeren” vertelt Johan enthousiast.
2Service blijft werken aan haar processen. “We blijven contact onderhouden met Flinker. Zij blijven helpen en ondersteunen bij de verbeteringen. Dat werkt gewoon heel goed. Zo zetten we de next step in verbeteringen met AFAS.”